Microsoft Power Automate

Arbejd mindre og nå mere med Microsoft Power Automate 

Vi kan ikke få flere timer i døgnet, men vi kan automatisere mange af de daglige arbejdsgange, der er tidskrævende.

Microsoft Power Automate, tidligere Microsoft Flow, er en online cloud-baseret service, der kan automatisere processer imellem forretningsapplikationer.

Digitaliser manuelle processer med Power Automate

Integrationer Dynamics 365 og billing systemer og afregningssystemer
Brug Power Automate til at digitalisere manuelle processer.

Traditionelt set har man lavet tilpasninger til ERP-systemet (f.eks. Dynamics 365), så funktionaliteten dækker virksomhedens behov. Det kan være omkostningstungt for både virksomheden og konsulenthuset. Tilpasningerne er derfor overvejende lavet for vedvarende processer, der har et betydeligt forbedringspotentiale. Alle andre processer forbliver typisk manuelle. I de fleste virksomheder, ligger der derfor et stort procesoptimeringspotentiale ved at digitalisere manuelle processer.

Power Automate giver virksomheder mulighed for at lave automatiserede processer, der udnytter det store procesoptimeringspotentiale ved at digitalisere manuelle processer.

Power Automate og integrationer

Behovet for integrationer mellem systemer og løsninger vil fortsat bestå. Integrationer retter sig ofte mod store mængder af data, som skal flyttes mellem systemer. Dog er der tilfælde, hvor små mængder af data skal udveksles. Her kan Power Automate erstatte specialudviklede integrationer. F.eks. hvis der bliver oprettet en kunde i en webshop, kan Power Automate automatisk oprette kunden i Dynamics 365, kontaktpersonen i Outlook og en aktivitet SAP.

Power Automate kan i nogle tilfælde erstatte behov for integration.

Hold din virksomhed agil med Power Automate

Udvikl nye automatiske processer, som din virksomhed udvikler sig. GIv dine medarbejdere plads til at fokusere på deres arbejde. Gør din forretning mere agil og omstillingsparat med Power Automate.

Verden er konstant i forandring. Virksomheder ligeledes, om det skyldes interne initiativer eller eksterne påvirkninger. Forandring er en del af enhver forretning. Hvordan kan virksomheders IT-løsning følge denne konstante forandring?

Digitalisering og automatisering af processer er let at opnå med Power Automate, da de er lette og hurtige at udvikle. Det betyder, at i takt med at nye behov opstår, kan nye automatiseringer bygges og medarbejderne kan blive tilbudt en digital løsning til netop deres behov. Dette understøtter bl.a. hurtig oplæring af nye processer, mere effektive og tilfredse medarbejdere, takket være digitale løsninger.

Hvad er Power Automate?

Byg digitale og automatiske forretningsprocesser

Power Automate giver mulighed for at digitalisere og automatisere processer eller forløb i processer på tværs af løsninger og leverandører. Processer er opbygget af hændelser og aktiviteter. Når en hændelse finder sted, vil Power Automate udføre handlinger baseret på hændelsen. Handlingerne kan igangsættes digitalt eller af personer.

Power Automate

Interfacet til at bygge automatiseret processer med Power Automate. I venstre kolonne ses værktøjerne med hændelser og aktiviteter der udgør den automatiske proces. Processen i midten er et eksempel på en automatisk proces.

Forretningsprocesser

Microsoft leverer et bredt sæt af hændelser og aktiviteter. Det er derfor ikke nødvendigt at kode noget for at kunne oprette automatiske processer. De medfølgende hændelser og aktiviteter dækker de fleste processer hos virksomheder. Det er derfor let at bygge automatiske processer, der passer til virksomheders behov. Se de tre tre eksempler på, hvordan Power Apps kan bruges til at forbedre forretningen i henholdsvis en  produktions-, en logistik-, og en servicevirksomhed.

Automatisk returordre proces

For eksempel: en kunde sender en mail til kundeservice for at melde retur af en vare. Power Automate er opsat til automatisk opfange kundens mail og oprette en returordre med relevant information i Dynamics 365 Finance & SCM. Medarbejderen i kundeservice kigger derfor kun på returordren for at få al relevant information. Kundens mail er hændelsen og returordren er i dette tilfælde aktiviteten.

Power Automate og Power Apps

Power Automate kan også bruges sammen med Power Apps. Dette gør, at de automatiske processer er tilgængelige i mange forskellige kontekster. F.eks. kunne en tekniker ved hjælp af sin Power app tage billeder af et anlæg. Når billederne gemmes, igangsættes de tilhørende Power Automate scripts (en automatisk proces). Billederne samt informationerne, som teknikeren har indtastet på sin Power App, danner automatisk dokumentation til kunden, som gemmes tre steder: I en database, en kvalitetsordre i ERP-systemet og i aktiviteter under medarbejderen. 

Automatiske Power Automate processer kan igangsættes med Power Apps.

Hvorfor Power Automate

Forbind dine løsninger med state-of-the-art Power Automate.

Best of breed

Virksomheder kan have flere ERP-løsninger eller andre former for løsninger. Oftest bruger virksomheder ”best of breed” konceptet til at få de bedste IT løsninger til de forskellige forretningsområder (uafhængig af IT-leverandør). ”Best of breed” skaber behov for en teknologi, der kan skabe digitale, automatiserede processer på tværs af systemer og producenter.

Microsoft Power Automate gør netop det. Det er en platform, der forbinder alle mulige forskellige kilder bl. a. Dynamics 365, Excel, Outlook og andre ERP løsninger f.eks. SAP, Oracle m.m. via en procesteknologi. Ved hændelser og aktiviteter på tværs af løsninger fra forskellige leverandører, kan processer automatiseres via Power Automate.

Udvides og opdateres løbende

Power Automate er et fokusområde for Microsoft, derfor forventer vi, at Microsoft udvikler det løbende. 

Byg automatiske processer med Power Automate

Automatiser hvor det giver mening

Find arbejdsopgaver og forretningsprocesser, der kan automatiseres, så dagligdagen effektiviseres, arbejdstid optimeres og spildtid reduceres.

Standardiser de processer, der kræver tid og manuel håndtering ved at aktivere flere services på samme tid, både i realtid (synkront) og når noget trigger en handling (asynkront). 

Bind salg og marketing sammen ved at oprette et flow, der tilføjer et lead direkte i både Dynamics 365 Sales og i markedsførings e-mail-systemet, f.eks. Mailchimp, når en med mere end 100 følgere tweeter om forretningen. 

Virksomhedens automatiske Power Automate processer kan tilgås fra mobilen.

Det er let at bygge automatiske processer med Power Automate

Byg simple automatiske processer

Det er let at bygge automatiserede processer med Power Automate, fordi design interfacet er målrettet mod brugere uden udviklererfaring. Dog er det en forudsætning, at man har forståelse for processer.  Microsoft leverer en række hændelser og aktiviteter, der dækker typiske processer. Man kan derfor bygge automatiserede processer ved “drag-and-drop” af standard hændelser og aktiviteter.

Byg komplekse automatiske processer

Det er muligt at udvikle nye hændelser og aktiviteter – ud over de medfølgende – for mere avancerede brugere.

Interfacet er derfor brugervenligt for alle typer medarbejdere i virksomheden. Det er således let at bygge automatiserede processer, som dækker virksomhedens behov.

Effektiviser og optimer

Brugerne kan selv optimere og effektivisere deres individuelle arbejdsgange. Få f.eks godkendelsesnotifikationer direkte på mobilen eller udsend planlagte e-mails baseret på dataændringer.

Power Automate dashboard

Power Automate og Produktion

Et eksempel på brug af Power Automate 

En produktionsvirksomhed laver produkttegninger af deres produkter f.eks. i SolidWorks. Disse tegninger gemmer de manuelt i en mappe, i deres Product Information Management (PIM) system og i Dynamics 365 på varestamkortet.

Et eksempel på automatisering. De blå ikoner er dele af processen som kan automatiseres ved hjælp af Power Automate. I dette eksempel skal produkt-tegningen gemmes på en server, men den kan automatisk blive tilføjet til produktet på PIM og i Dynamics 365.

Byg en automatisk process til produkttegninger

Power Automate kan automatisere denne proces. Når tegningen gemmes på virksomhedens server, skabes en hændelse. Det udløser automatisk følgende aktiviteter:

  1. Produkttegningen gemmes i PIM på produktet.
  2. Produkttegningen gemmes i Dynamics 365 på produktet.

Uden Power Automate ville det være muligt at automatisere processen via en specialudviklet integration. Da integrationer laves i samarbejde med en leverandør, er det mere omkostningstungt at automatisere processen via en integration. Power Automate tillader at virksomheden selv, og relativt nemt kan bygge den automatiseret proces via Power Automate.

Power Automate og Logistik

Handel og logstik med Dynamics 365

Et eksempel på brug af Power Automate i en logistikvirksomhed

En logistikvirksomhed modtager mange ordrer via e-mails. Det er tidskrævende at oprette ordrer manuelt på baggrund af e-mails, da processen indebærer, at medarbejderen åbner mailen, opretter ordren i ERP-systemet (Dynamics 365 Finance og Dynamics 365 SCM) og sender en ordrebekræftelse på mail til kunden.

Byg en automatisk process til ordrehåndtering

Power Automate ville kunne automatisere medarbejderens arbejde på følgende måde: Når kunderne sender e-mails til en fælles kundeservice-mailboks, registrerer Power Automate en hændelse. Det udløser følgende aktiviteter:

  1. Power Automate samler e-mailen op.
  2. På baggrund af informationerne i e-mailen:
    1. Opretter Power Automate en ordre i Dynamics 365 (ERP-systemet).
    2. Sender Power Automate en ordrebekræftelse til kunden med information fra indholdet i e-mailen og fra ordren i Dynamics 365 (eks. ordrenummer).

Logistikvirksomheden digitaliserer og automatiserer ordrehåndteringsprocessen med Power Automate. Det frigiver medarbejderes tid til mere komplekse sager.

Et eksempel på automatisering. De blå ikoner er dele af processen, som kan automatiseres ved hjælp af Power Automate. I dette eksempel sender kunden en mail til en mailbox i kundeservice. En ordre oprettes automatisk, og ordrebekræftelsen sendes tilbage til kunden. Ordren bliver håndteret manuelt i virksomheden og sendt til kunden.

Power Automate og Service

Et eksempel på brug af Power Automate i en servicevirksomhed

En servicetekniker kører ud til en kunde for at følge op på en serviceordre. Teknikeren bruger sin Power App til dokumentation hos kunden. Teknikeren indtaster informationer og tager billeder. Uden automatisering ville teknikeren efterfølgende manuelt skulle opdatere serviceordren i ERP-systemet f.eks. Dynamics 365 og sender en bekræftende mail til kunden om servicetjekket og evt. opfølgende aktiviteter.

Service og vedligehold vindmølle
Et eksempel på automatisering. De blå ikoner er dele af processen som kan automatiseres ved hjælp af Power Automate. Teknikeren indsamler information via telefonen på sin Power App. Informationerne skaber 1. opdatering i ERP systemet, 2. sender en mail til kunden og 3. Opretter eventuelle aktiviteter til teknikeren.

Byg en automatisk process til serviceordrehåndtering 

Power Automate ville kunne bruge informationerne fra Power App’en som hændelse og automatisk udføre følgende aktiviteter:

  1. Opdatere serviceordren i Dynamics 365.
  2. Sende en mail til kunden med status efter servicebesøget.
  3. Oprette eventuelle opfølgende aktiviteter til teknikeren.

Power Automate sikrer, at når serviceteknikeren trykker gem, opdateres relevante systemer og aktiviteter automatisk. Service teknikeren kan derfor fokusere på værdiskabelse for kunden frem for administration.

Power Automate og meget mere

Udforsk hele Microsoft Dynamics 365 frameworket ved at vælge områder fra figuren herunder. 

Effektiv og fleksibel platform

Power Automate er tæt integreret med hele Dynamics 365 og de enkelte applikationer i Dynamics 365. Den samlede platform understøtter effektivt samarbejdet på tværs af organisationen og kan vokse med virksomhedens behov.

Klik i illustration og læs mere om Dynamics 365 og Power platformen.

Vil du vide mere om Microsoft Power Automate?

Udfyld formular herunder eller ring til os på +45 75 60 24 80 og 
få en dialog om mulighederne med Power Automate og Power Platformen i din virksomhed.