Ny bogføringslov og Dynamics AX
30. juni 2022
Folketinget har vedtaget en ny bogføringslov. Vi har samlet de regler og ændringer, som relaterer sig til virksomheder, der anvender Dynamics AX.
Muligheder med Dynamics AX
Microsoft forventes ikke at frigive opdateringer til Dynamics AX.
Nogle kunder har allerede 3. parts løsninger til Dynamics AX, som kan honorere kravene i den nye bogføringslov. Andre kan nøjes med manuelt at tilføje pdf og indscannede filer (se herunder), og en tredje gruppe skal have udarbejdet ændringer til Dynamics AX for at kunne leve op til reglerne.
Vi vil gerne rådgive dig, og give dig et overblik over mulighederne. Udfyld formular til højre.
Behov for en enkel løsning?
Microsolutions har en relativ enkel løsning til Dynamics AX på tegnebrættet. Løsningen vil kunne understøtte det administrative arbejde på en nem og effektiv måde og imødekommer de nye lovkrav.
Udfyld formularen, hvis det har din interesse at få mere information om løsningen.
Ja, tak..
Læs herunder om ændringerne i den nye bogføringslov, som relaterer sig til Dynamics AX.
Tidslinie for indførelse af den nye bogføringslov
Krav gældende fra 1. juli 2022
Erhvervsstyrelsens nye kontrolmuligheder indføres.
Oprindeligt skulle alle virksomheder have procedurebeskrivelser klar til den 1. juli 2022, men tidsfristen for kravene er rykket til efteråret 2022, hvor Erhvervsstyrelsen kommer med skabeloner til procedurebeskrivelser, som man kan anvende.
Læs evt. tekst på undersiden til denne https://erhvervsstyrelsen.dk/nye-regler-om-digital-bogfoering-paa-vej hvor Erhvervsstyrelsen bl.a. skriver følgende: ”Det betyder, at I først skal efterleve kravet om en procedurebeskrivelse i jeres førstkommende nye regnskabsår – eller indkomstår, hvis I ikke aflægger en årsrapport – efter skabelonen er offentliggjort”.
Kravene vedr. procedurer omfatter følgende
1. Der skal udarbejdes procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres.
2. Der skal udarbejdes procedure for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis.
3. Der skal foreligge beskrivelse af, hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne.
Såfremt I ønsker hjælp til udarbejdelse af procedurer, er I velkommen til at kontakte Microsolutions.
Krav gældende tidligst fra 1. januar 2024
1. Krav om anvendelse af godkendt system:
Vi forventer at Dynamics AX bliver godkendt.
2. Krav om central elektronisk modtageportal af e-fakturaer:
Vi forventer at Erhvervsstyrelsen kommer med yderligere oplysninger om portal til modtagelse af e-dokumenter (fakturaer) og regnskabsmateriale. Det kan derefter vurderes hvordan Dynamics AX kan fungere og/eller integrere med denne portal.
3. Krav om digitalt bogføringssystem med originalbilag (evt. billede/pdf), transaktions-/kontrolspor og sikkerhedskopi.
Originalbilaget skal ifølge loven opbevares og gøres tilgængeligt i bogføringssystemet. I praksis betyder det formentlig, at bilag skal importeres og data fra eksempelvis en kreditorfaktura afløftes til ERP-systemet. Vi mener, at reglen om opbevaring af originalbilag minimum vil omfatte fakturaer. Debitorfakturaer kan allerede vises. Dvs. kreditorfakturaer skal gøres tilgængelige i elektronisk/original form direkte i ERP-systemet – f.eks. som pdf eller indscannet dokument. Bemærk, at Dynamics AX version 2009 og 2012, som standard understøtter manuel vedhæftning af pdf-dokumenter på postering, f.eks. et indscannet bilag. Har jeres virksomhed allerede et system til håndtering af indkøbsfakturaer, kan det muligvis dække behovet.
Microsolutions planlægger at udvikle en enkel løsning til Dynamics AX, der ud over at tilgodese loven også giver en nemmere registrering af bilag. Alternativt er der mulighed for at anskaffe andre 3. parts løsninger, til håndtering af indkøbsfakturaer med integration til Dynamics AX. Vi rådgiver gerne om mulighederne. Udfyld formular øverst på siden for yderligere information om mulige løsninger.
Regler om Transaktions-/kontrolspor imødekommes formodentlig via revisionssporet i Dynamics AX. Revisionssporet viser type af transaktion, beskrivelse, hvem postering blev oprettet af og hvornår og der kan desunden vises bilagsposteringer. Det er vores vurdering at revisionssporet er tilstrækkeligt til at opfylde loven.
Back-up skal foretages automatisk. Sikkerhedskopiering er et decideret krav i loven. Det er ikke specifikt angivet hvor ofte.
Det skal desuden bemærkes, at der også indføres skærpet kontrol af virksomheders overholdelse af bogføringsloven.
Forbehold
De detaljerede regler for den digitale bogføring, herunder hvilke bilag, der er omfattet af loven, er stadig ikke konkrete. Ligeledes er reglerne for det offentlige modtagecenter og udvekslingen af e-dokumenter samt regler for anvendelse/godkendelse af løsninger, ikke fastlagt endeligt. Derfor er ovenstående videregivet med forbehold og tager udgangspunkt i vores fortolkning af og nuværende viden, om den nye bogføringslov.
Vil du vide mere?
Microsolutions er gerne behjælpelige med at finde den bedste løsning til jeres virksomhed. Kontakt os på telefon 7560 2480, send e-mail til info@microsolutions.dk eller udfyld kontaktformular øverst på siden.