Effektiv håndtering af leverandørfakturaer med InvoiceFlow

Effektiviser og automatiser hele behandlingen af
leverandørfakturaer i Dynamics 365 Finance og Dynamics AX.

InvoiceFlow

Automatiser håndteringen af leverandørfakturaer i Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations og Microsoft Dynamics AX.

InvoiceFlow giver en smidig og enkel håndtering af virksomhedens leverandørfakturaer lige fra scanning over godekendelsesflow og til bogføring. Godkend fra enten PC eller mobil.

InvoiceFlow sikrer modtagelse og håndtering af virksomhedens fakturaer automatisk. Systemet kan fordele fakturaer til godkendelse hos de rette personer og advisere dem via e-mail. MSA InvoiceFlow understøtter alle typer fakturaformater; elektroniske såvel som papir og PDF.

Funktioner i løsningen

Automatisk indlæsning af filer.
Scanning med afløftning af data af pdf-fakturaer.
Automatiseret kontering.
Brugervenligt godkendelsesflow.
Konterer på omkostninger, indkøb, projekt og anlæg.
Betjenes via mobil-app eller PC.
Håndterer prokura-regler.
Integrerer direkte ind i Dynamics 365 for Finance and Operations og Dynamics AX.
Arkiv i Dynamics med alle fakturaer inkl. visning af faktura-billedfil.
Engelsk eller dansk interface.
OIOUBL, XML-formater, Sproom, Readsoft m.fl. indlæses automatisk.

Anvend app til InvoiceFlow og godkend fakturaer direkte fra mobil.

Rosendahl Design Group har gode erfaringer med InvoiceFlow

”Indførelsen af InvoiceFlow fra Microsolutions og senest Bilagscan (nu Paperflow, red.) har samlet set reduceret tidsforbruget ved håndtering af kreditorfakturaer med et sted mellem 50 og 70 procent”, siger Rosendahl Design Group.
”Det har betydet, at vi har kunnet klare en stigning i omsætningen på 25-30 procent uden at skulle ansætte flere medarbejdere.”

Sådan er processen

Digitalisering og afløftning af data

1. Modtagelse faktura

Pdf- eller OIO-faktura sendes til navngiven mailbox direkte fra kunde eller fra eget bogholderi. Alternativt placeres fil i navngiven folder. Faktura hentes automatisk ind i InvoiceFlow.

2. AI Scan

Fra InvoiceFlow sendes pdf-faktura til Paperflow, automatisk eller styret. Relevante data digitaliseres/afløftes fra bilag v.h.a. Paperflows AI-scanning. Status kan følges fra InvoiceFlow.

3. Verificering data

To sæt øjne verificerer indscannede oplysninger fra pdf-faktura. Verificering kan inkluderes eller udelades afhængig af behov.

4. InvoiceFlow

Digitaliserede dokumenter fra Paperflow hentes automatisk eller styret ind i InvoiceFlow sammen med importerede dokumenter (OIOUBL, XML mails, Sproom, Readsoft m.m.).

Behandling af digitaliserede indkøbsfakturaer

5. InvoiceFlow konterer og matcher fakturaer

Alle leverandørfakturaer behandles i InvoiceFlow. Vælg evt. automatisk kontering og match af faktura mod indkøb. Fakturaer, der er matchet, eller som opfylder predefinerede regler, kan færdiggodkendes direkte.

6. Godkendelsesflow

InvoiceFlow sender faktura i godkendelsesflow til en eller flere godkendere.

7. Betjening fra PC/mobil

Medarbejdere bliver notificeret og godkender fakturaer via PC eller mobil app.

8. Bogføring i Dynamics

Bogføring i Dynamics 365 Finance and Operations eller Dynamics AX. Bogføring kan ske på omkostning, indkøb, projekt eller anlæg. Billede af faktura kan altid genfindes i ERP-systemet.

Dele af ovenstående flow kan udelades.
Har man ikke behov for indscanning og afløftning af data udelades den del af flowet.

Sådan spares der tid med InvoiceFlow

Med MSA InvoiceFlow vil mange besværlige og manuelle processer samt tunge papirgange kunne elimineres. Systemet tilbyder stærke funktioner indenfor automatisk godkendelsesflow, avanceret indkøbsmatch og tidsbesparende værktøjer til bogføring. Du får komplet, digitalt revisionsspor på alle bilag, og med MSA InvoiceFlow kan du nemt finde færdigbehandlede fakturaer ved hjælp avancerede søgefiltre.

Fra PC eller mobil

MSA InvoiceFlow kan tilgås både fra desktop og mobile enheder. Det gør det enkelt og bekvemt at godkende fakturaer hvor som helst og når som helst.

Automatisk ankomstregistrering

Med InvoiceFlow optimeres modtagelsen af fakturaer og størstedelen af de modtagne fakturaer registreres automatisk i Dynamics 365 / Dynamics AX.

Fakturamodtagelse – manuel eller automatisk

Det opsættes pr. kreditor, om de fakturaer du modtager skal have afløftet/fortolket fakturadata via OCR genkendelse, eller om du selv ønsker at taste fakturadata. Ved automatisk afløftning/fortolkning bliver fakturaen OCR-scannet, og fakturadata fortolkes og overføres til MSA InvoiceFlow. Det giver en 100 % automatisk løsning.

Automatiseret godkendelsesflow

Automatiser godkendelsesflowet og reducer de tunge papirgange betydeligt. Send fakturaer til elektronisk godkendelse hos de rette personer, der adviseres via e-mail. Du kan altid se, hvor langt i processen en specifik faktura er – og du kan nemt danne dig et overblik over, hvilke fakturaer, der mangler godkendelse og sende rykkere til de personer, der mangler at godkende faktura.

InvoiceFlow-løsningen tilbyder fleksibilitet i modtagelsen og behandlingen af fakturaer. Nogle fakturaer ankommer i pdf-format og bliver først digitaliseret. Andre kommer i digitalt format og kan direkte fortolkes og behandles af systemet. Der er desuden lavet integrationer til andre løsninger som Sproom, Readsoft m.fl. Det efterlader blot et minimum af virksomhedens fakturaer, som kræver manuel behandling. Systemet kan både kontere og godkende automatisk ud fra predefinerede regler og matche fakturaer op imod indkøbsordrer, hvilket kan medføre at faktura ikke behøver at godkendes i organisationen, men går direkte til bogføring. Hvis ikke faktura umiddelbart godkendes sendes de til godkendelse i organisationen ved én eller flere godkendere. Godkendelse kan ske fra pc eller mobil. Posteringer kan henføres til både omkostninger, indkøb, projekter og anlæg inden de opdateres i Dynamics 365 / Dynamics AX. Oprindelig faktura-billede kan fremfindes og ses i Dynamics AX/Dynamics 365.

Flere funktioner

Spar tid med avanceret indkøbsmatch

Du får unikke muligheder for at matche en kreditorfaktura med en indkøbsordre på baggrund af antal/mængder, enhedspriser og kvitteringer direkte i jeres økonomisystem. Du kan endda
sætte MSA InvoiceFlow op til automatisk at godkende og bogføre fakturaer, der fuldstændig svarer til en indkøbsordre. Det sparer tid og ressourcer i hele organisationen.

Foreslår konti og dimensioner

MSA InvoiceFlow foreslår automatisk de konti og dimensioner, som en faktura kan bogføres på i økonomisystemet. Du slipper dermed for tidskrævende manuel registrering. Systemet giver også mulighed for at kontere en faktura direkte på et projekt. Det skaber overblik og
sikrer, at omkostningen konteres det rette sted med det samme.

Validering af data

I MSA InvoiceFlow får du værktøjer til enkelt og overskueligt at validere data og tilføje eventuelt manglende oplysninger på jeres fakturaer.

Momssikring

Med MSA InvoiceFlow er du sikker på, at moms bogføres korrekt. Dermed kan I spare tid og ressourcer i forbindelse med fejlfinding og gennemgang af momsregnskabet.

Slip for ringbindene

MSA InvoiceFlow sørger for at arkivere alle bilag og al historik digitalt. Systemet stiller komplet revisionsspor til rådighed og logger automatisk alle oplysninger om alle handlinger udført på et bilag; hele vejen fra modtagelse til endelig godkendelse og betaling.

Godt overblik – real time data

Du kan finde fakturabilleder, vedhæftede filer og historik, både i dit økonomisystem og i MSA InvoiceFlow, når du har brug for det. Fordi MSA InvoiceFlow bruger real time data fra jeres økonomisystem, er der ingen belastning på serverne til synkronisering.

Hurtigt i gang

Microsolutions håndterer hele implementeringsforløbet, sørger for at systemet sættes korrekt op – samt naturligvis at I får den nødvendige uddannelse i brugen af jeres nye løsning.

Automatiser hele bogføringsprocessen

Ikke digataliserede leverandørfakturaer scannes og data fra pdf-fakturaer og indscannede filer afløftes i et automatiseret flow.

Alle fakturaer behandles i InvoiceFlow, der konterer og matcher op imod relevante indkøb. Ikke matchede fakturaer sendes i workflow inden alle behandlede bilag bliver bogført i Dynamics AX/Dynamics 365 Finance.

Flere add-ons til Dynamics

Med tillægsløsningerne, som er udviklet af Microsolutions eller vores partnere, forstærker vi de gode funktioner, som Microsoft Dynamics indeholder som standard.

Procesværktøj til Dynamics 365

Skab overblik over processer og undervisningsmaterialer m.m. Læs om Microsolutions Workmodel.

Kontakt

Vil du vide mere om InvoiceFlow og hvordan løsningen virker, så tag kontakt til os. Vi tager gerne en uforpligtende dialog. Kontakt os på telefon: +45 75 60 24 80 eller udfyld formularen herunder.